Secretaresse

Doel van de functie
De secretaresse is primair verantwoordelijk voor het ondersteunen van het management. Dit gaat om ongeveer 18 managers. Hierbij wordt per manager op maat geleverde ondersteuning geboden, waarbij incidenteel ook werkzaamheden voor teammanagers worden gedaan. Het secretariaat is onderscheidend door het takenpakket af te stemmen op de persoonlijke wensen van de managers. Het secretariaat werkt in een secretaressepool, waarbij gebruik gemaakt wordt van een takensysteem (Outlook) om de onderlinge waarneming vlekkeloos te laten verlopen.

Plaats in de organisatie
De secretaresse rapporteert rechtstreeks aan de manager Facilitair en is collegiaal verantwoordelijk voor de ondersteuning van het management.

Voornaamste activiteiten
Ondersteunt dagelijks en verbetert continue de dienstverlening. Hierbij wordt steeds de afweging gemaakt waar de toegevoegde waarde van het secretariaat ligt. Neemt managers werk uit handen door signalen op te pikken, ziet onderlinge verbanden en handelt zaken zelfstandig af. Kortom ontzorgt en denkt vooruit. Houdt ontwikkelingen op het eigen vakgebied bij en gaat na of deze kunnen worden toegepast in de eigen werkomgeving. Hierdoor blijft het secretariaat vakkundig, up to date en efficiënt.

Het betreft o.a. de volgende werkzaamheden:
· Complex agendabeheer: plant en bewaakt afspraken;
· Signaleert en attendeert op deadlines;
· Maakt projectmatige afspraken ten behoeve van externe adviseurs;
· Stelt prioriteiten vast en de opvolging daarvan;
· Bereidt de agenda voor, organiseert en notuleert de vergadering, bewaakt en geeft opvolging aan acties en bijbehorende deadlines van o.a.;
- Projectboard- Strategieboard- Qualityboard- Managementteam overleg- Ketenoverleg en andere vergaderingen/bijeenkomsten
- Verzorgt de jaarlijkse vergaderplanning;

Verantwoordelijkheden:
De secretaresse moet kunnen omgaan met confidentiële informatie. Zij is verantwoordelijk voor een professionele uitvoering van haar taken. Zij weet onder tijdsdruk de juiste prioriteiten te stellen. De secretaresses zijn onderling verantwoordelijk voor een goed werkend team en de bezetting van het secretariaat.